Jouw gegevens, helder geregeld.

Cleo werkt met de gegevens van jouw kantoor en jouw klanten. Daar horen duidelijke afspraken bij. Op deze pagina lees je precies wat we verzamelen, waarvoor we het gebruiken en welke rechten je hebt.

Laatst bijgewerkt: 24 augustus 2026

In het kort

We verzamelen weinig

Alleen wat nodig is om Cleo voor je te laten werken — geen handel in data.

Jij houdt controle

Koppelingen met je systemen werken alleen met jouw toestemming.

Goed beveiligd

Versleuteling, beveiligde servers en regelmatige security-checks.

Altijd opvraagbaar

Inzien, corrigeren of verwijderen — één mail is genoeg.

Inleiding

Bij Cleo nemen we je privacy serieus. Deze privacy policy legt uit hoe we je gegevens verzamelen, gebruiken, delen en beschermen wanneer je onze AI-assistent en website gebruikt.

Wie verantwoordelijk is voor je gegevens

TagCleo is de aanbieder van Cleo. Voor alles wat met privacy te maken heeft: privacy@tagcleo.ai. TagCleo is ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder [KvK-nummer invullen] en gevestigd te [vestigingsadres invullen].

Twee rollen, en het verschil is belangrijk

Voor de gegevens van jouw kantoor zelf — je account, je gebruikers, je facturatie en hoe je Cleo gebruikt — zijn wij verwerkingsverantwoordelijke. Voor alles wat Cleo námens jou verwerkt — de mail in je inbox, je afspraken, je klantdossiers, de gesprekken die binnenkomen — ben jij verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij verwerker. We doen daarmee alleen wat jij ons opdraagt. Werk je met gegevens van je eigen klanten, dan hoort daar een verwerkersovereenkomst bij; vraag hem op via privacy@tagcleo.ai.

Welke gegevens we verzamelen

Gegevens die je ons geeft

Je naam, e-mailadres en accountgegevens

De gegevens van je organisatie en de collega’s die je uitnodigt

Inhoud die Cleo voor je verwerkt — mail, afspraken, documenten, klant- en dossiergegevens

Gesprekken die via de telefoonassistent binnenkomen, met transcript en samenvatting

Inloggegevens voor klantportalen die je in de kluis zet — versleuteld, en alleen bruikbaar op precies het domein waarvoor je ze bedoeld hebt

Gegevens die vanzelf ontstaan

IP-adres, browsertype en apparaatgegevens

Hoe je Cleo gebruikt: welke functies, hoe vaak, welk verbruik

Beveiligingsgebeurtenissen: gelukte en mislukte inlogpogingen, met tijdstip en IP-adres

Technische logs van geautomatiseerde browsertaken — korte fragmenten van de pagina’s die de assistent bezoekt, zodat we kunnen onderzoeken waarom iets misging

Waarvoor we je gegevens gebruiken, en op welke grond

De AVG vraagt van ons dat we per soort gegeven kunnen uitleggen waaróm we het mogen verwerken. Dat is geen formaliteit: het bepaalt ook wat we níét mogen doen. Hieronder staat het per soort.

Per soort gegeven

Je account en je organisatie

Inloggen, rechten bepalen, collega’s toevoegen, factureren en verbruik bijhouden.

Uitvoering van de overeenkomst — zonder deze gegevens is er geen dienst om te leveren.

Mail, agenda en contacten

Berichten tonen en groeperen, concepten opstellen, afspraken inplannen en acties doorvoeren in je eigen mailbox.

Uitvoering van de overeenkomst richting jou. Voor de mensen die jou mailen — zij hebben immers geen contract met ons — is de grond ons gerechtvaardigd belang bij het leveren van de dienst, en jouw belang en het hunne bij een tijdig en juist antwoord. Jij blijft daarbij degene die bepaalt wat er met die berichten gebeurt.

Telefoongesprekken, opnames en transcripten

De telefoon beantwoorden, terugkoppelen wat er is besproken en opvolgacties voorstellen.

Uitvoering van de overeenkomst voor het beantwoorden zelf. Het opnemen is een aparte keuze die jij maakt — daarom kun je het uitzetten — en jij bepaalt of je dat op gerechtvaardigd belang doet, met een mededeling aan de beller, of op toestemming.

Documenten, dossiers en administraties

Stukken doorzoekbaar maken, dossiers voeren en controles uitvoeren.

Uitvoering van de overeenkomst. Voor stukken die je wettelijk moet bewaren, zoals je fiscale administratie, geldt daarnaast het voldoen aan een wettelijke verplichting.

Browsertaken van de assistent

Taken uitvoeren op websites en portalen, en documenten ophalen achter een login.

Uitvoering van de overeenkomst: elke taak start op jouw opdracht. De assistent gaat nooit uit zichzelf op pad.

Inloggegevens in de kluis

Documenten ophalen bij een portaal waar alleen jij toegang toe hebt.

Uitvoering van de overeenkomst — zonder inlog is er geen document. Een wachtwoord wordt alleen vrijgegeven op precies het domein waarvoor je het hebt bedoeld.

Inlogpogingen, IP-adres en technische logs

Aanvallen opmerken, misbruik voorkomen en uitzoeken waarom iets misging.

Ons gerechtvaardigd belang bij een veilig en werkend platform. De AVG noemt beveiliging van netwerk en informatie hier met zoveel woorden. We bewaren deze gegevens kort: beveiligingsgebeurtenissen 90 dagen, technische logs korter.

En waarvoor niet

We gebruiken je inhoud nooit om algemene AI-modellen te trainen, nooit voor advertenties en nooit voor beslissingen over krediet of leningen. Cleo neemt ook geen besluiten mét rechtsgevolg voor jou of je klanten: hij stelt voor, jij keurt goed. Waar je zelf hebt ingesteld dat iets zonder tussenkomst mag lopen, gaat het om correspondentie en administratief werk — nooit om een beslissing die iemand een recht toekent of weigert.

Telefoongesprekken

Beantwoordt Cleo je telefoon, dan wordt het gesprek standaard opgenomen en automatisch uitgewerkt tot een transcript en een samenvatting. Dat is een keuze die je zelf maakt: per assistent kun je opnemen uitzetten. Staat het uit, dan blijven transcript en samenvatting wél bestaan — die komen uit het gesprek zelf, niet uit de opname.

Wat dit van jou vraagt

De mensen die jou bellen zijn jouw klanten, niet die van ons. Jij bent degene die hen moet laten weten dat er wordt opgenomen en waarom — bijvoorbeeld met een aankondiging aan het begin van het gesprek of in je eigen privacyverklaring. Wij leveren de knop; de mededeling is aan jou.

Hoe lang de opname blijft staan

Per assistent kun je een bewaartermijn in dagen instellen. Doe je dat, dan wist een dagelijkse taak de audio zodra die termijn verstreken is. Stel je niets in, dan blijft de audio staan tot je hem laat verwijderen — er verdwijnt dus niets vanzelf. Transcripten en samenvattingen bewaren we ook ná het wissen van de audio: die heb je nodig om terug te lezen wat er is afgesproken.

Hoe lang we gegevens bewaren

Geen open einde en geen vage termijnen — dit is wat er in de praktijk gebeurt:

Account- en organisatiegegevens — zolang je account bestaat, en daarna tot je ons vraagt ze te wissen

Mail, afspraken, dossiers en gespreksgeheugen — zolang je account actief is; jij bepaalt wanneer ze weg mogen

Opnames van telefoongesprekken — volgens de bewaartermijn die je per assistent instelt; stel je er geen in, dan blijven ze staan tot je erom vraagt

Transcripten en samenvattingen van gesprekken — zolang je account actief is, ook nadat de audio is gewist

Beveiligingsgebeurtenissen zoals inlogpogingen en IP-adres — 90 dagen, daarna automatisch gewist

Technische logs bij onze hostingpartij — kortlopend, volgens hun eigen bewaartermijn

Wie we inschakelen

Onze verwerkers

Om Cleo te laten draaien schakelen wij een klein aantal partijen in. Per soort staat hieronder wat ze doen en waarom ze nodig zijn.

Hosting — draait de applicatie en bewaart kortlopende technische logs

Databases — slaan je gegevens op: berichten, dossiers, kennisbank en het geheugen van de assistent

Bestandsopslag en sleutelbeheer — bewaren documenten, opnames en de versleutelde inloggegevens uit de kluis

AI-verwerking — leest en schrijft de concepten en voorstellen die jij beoordeelt; op een betaald zakelijk abonnement met verwerkersovereenkomst, waardoor jouw inhoud niet wordt gebruikt om modellen te trainen

Uitvoeringsomgeving voor browsertaken — de afgeschermde omgeving waarin de assistent websites en portalen bezoekt

E-mailinfrastructuur — verstuurt en ontvangt berichten namens het platform

Telefonie en spraak — de telefoonnummers en de spraakverbinding tijdens gesprekken

Diensten die jij zelf koppelt

Google Workspace, Microsoft 365, WhatsApp Business, Telegram en Yuki zijn géén verwerkers van ons. Met die partijen heb je je eigen contract en je eigen relatie; Cleo maakt op jouw opdracht verbinding en blijft binnen de rechten die jij geeft. Wat zij met je gegevens doen staat in hún voorwaarden, niet in de onze. Elke koppeling kun je op elk moment losmaken via Instellingen › Tools: wij verwijderen dan het toegangstoken en trekken de toegang ook bij de leverancier in, waar die dat ondersteunt.

Verwerking buiten de EU

Een deel van onze verwerkers is gevestigd in de Verenigde Staten. Waar gegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden verwerkt, gebeurt dat op grond van het EU-VS Data Privacy Framework of op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

We verkopen je gegevens nooit en delen ze nooit met datahandelaren of advertentienetwerken.

Beveiliging

Concreet, niet in algemeenheden. Al het verkeer loopt over TLS. Wachtwoorden bewaren we gehasht met bcrypt plus een aparte applicatiesleutel, zodat een gestolen database geen bruikbare wachtwoorden oplevert. Tweestapsverificatie kun je zelf aanzetten. De tokens van je gekoppelde diensten staan versleuteld met AES-256-GCM en zijn te roteren; portaalwachtwoorden staan in een aparte sleutelkluis en worden alleen vrijgegeven op exact het domein waarvoor ze bedoeld zijn. Elke opvraging uit de database is afgeschermd op organisatie, zodat gegevens van verschillende kantoren elkaar niet kunnen raken. We toetsen onszelf aan de OWASP ASVS-standaard, laten periodiek een externe review doen en houden bij wat er nog open staat. Absolute veiligheid bestaat niet; we vertellen je liever precies wat we doen dan dat we het beloven.

Google-gebruikersgegevens

Als je een Google-account koppelt, krijgt Cleo alleen toegang tot wat de assistent nodig heeft om zijn werk te doen in jouw eigen mailbox en agenda. We vragen bewust de smalst mogelijke rechten: we vragen geen volledige Gmail-toegang en kunnen je mail nooit definitief verwijderen.

Waar we bij kunnen

Gmail-berichten — afzender, onderwerp en inhoud, plus bijlagen die je opent, zodat de assistent je mail kan tonen, antwoorden kan opstellen en documenten kan herkennen

Gmail-labels — om de acties die je in Cleo doet (archiveren, als gelezen markeren, als spam markeren, naar prullenbak) door te voeren in je mailbox

E-mail versturen — antwoorden en berichten die jij hebt goedgekeurd worden vanaf je eigen adres verstuurd

Google Agenda — je vrij/bezet-tijden om een moment voor te stellen, en je afspraken om agendavragen te beantwoorden en dubbele boekingen te voorkomen

Je e-mailadres en profielnaam — om het gekoppelde account te herkennen

Waarvoor we het gebruiken

Google-gebruikersgegevens gebruiken we uitsluitend voor de functies die je in Cleo ziet: je mail lezen en beantwoorden, je inbox synchroon houden en afspraken inplannen. Berichtinhoud wordt verwerkt door onze AI-leverancier puur om de concepten en voorstellen te maken die jij beoordeelt voordat er iets verstuurd wordt. Het wordt nooit gebruikt voor advertenties, nooit verkocht en nooit gebruikt voor krediet- of leenbeslissingen.

Opslag en bewaartermijn

Berichten en afspraken die Cleo heeft verwerkt bewaren we in de werkomgeving van je eigen organisatie, zodat gesprekken, voorstellen en het logboek leesbaar blijven. We bewaren deze gegevens zolang je account actief is. Je kunt een Google-account op elk moment ontkoppelen via Instellingen › Tools; Cleo heeft er dan geen toegang meer toe. Wil je gegevens laten verwijderen die al verwerkt zijn, mail dan privacy@tagcleo.ai — dan wissen we ze.

Limited Use

Het gebruik en de overdracht door TagCleo van informatie die via Google API's is ontvangen naar andere apps voldoet aan het Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten. Google Workspace API's worden niet gebruikt om algemene AI- en/of ML-modellen te ontwikkelen, verbeteren of trainen.

Jouw rechten

Je gegevens inzien

Onjuiste gegevens corrigeren

Je gegevens laten verwijderen

Verwerking beperken of bezwaar maken

Je gegevens meenemen (portabiliteit)

Toestemming intrekken

Een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens

Hoe je ze gebruikt

Mail privacy@tagcleo.ai. We bevestigen je verzoek en handelen het binnen één maand af — in de praktijk sneller. Vraag je om verwijdering, dan wissen we je gegevens uit al onze systemen: de database, de documentopslag, de bestandsopslag en de wachtrijen, inclusief opnames, transcripten en het gespreksgeheugen van de assistent. Je krijgt bericht zodra het gedaan is. Verwijderen loopt op dit moment via ons in plaats van via een knop in de app: een bewuste keuze zolang we klein zijn, met voor jou hetzelfde resultaat.

Vragen over je privacy?

We antwoorden snel — meestal binnen één werkdag.

privacy@tagcleo.ai