Je assistent configureren
Je assistent is je digitale medewerker: één persona die de telefoon aanneemt en — als je dat aanzet — ook je mail en WhatsApp bedient. Jij bepaalt hoe ze klinkt, wat ze weet en wat ze mag. Alles staat op één pagina in het hoofdmenu onder Assistent.
Voordat je begint: een assistent neemt pas op als er een telefoonnummer naar haar wijst. Regel dat onder Een telefoonnummer kopen of koppelen.
Persona en instructies
Naam en toon — De naam waarmee ze zich voorstelt en de toon van het gesprek — bijvoorbeeld "warm, zakelijk, to-the-point".
Instructies — Een vrij tekstveld dat stuurt hoe ze haar mogelijkheden inzet — bijvoorbeeld "Antwoord altijd in het Nederlands. Bij twijfel niets doen." Instructies kunnen nooit nieuwe acties toevoegen of goedkeuringen omzeilen.
Stel het voor mij op — Geen zin om te schrijven? Met één klik stelt Cleo concept-instructies op op basis van een korte omschrijving van je bedrijf.
Kanalen: waar werkt ze?
Telefoon — Koppel een telefoonlijn (of maak er een met Nieuwe telefoonlijn). Alles wat telefoon-specifiek is — stem en begroeting, opname-instellingen, doorverbindregels — beheer je via Voice-instellingen.
Mail & WhatsApp — Zet het kanaal aan en kies een afzendernaam en handtekening. Op tekstkanalen voert Cleo niets zelf uit: ze zet voorstellen klaar die jij goedkeurt. Eén assistent per organisatie kan de inbox bedienen.
Capabilities: wat mag ze?
Elke mogelijkheid heeft een eigen schakelaar per kanaal: Uitgeschakeld, Ingeschakeld voor bestaande contacten (alleen bellers die als contact aan een dossier of administratie gekoppeld zijn) of Ingeschakeld voor iedereen. Voor de telefoon zijn dit de mogelijkheden:
Kennisbank-antwoord — Beantwoordt vragen live met de Bibliotheek — zie Vragen beantwoorden uit de Bibliotheek.
Afspraak plannen — Boekt afspraken in je agenda — zie Afspraken plannen.
Bericht aannemen — Neemt een boodschap of terugbelverzoek aan.
Doorverbinden — Verbindt door naar collega's volgens jouw regels — zie Doorverbinden naar een collega.
Vervolgtaak voorstellen — Stelt na het gesprek een vervolgtaak voor, die pas start na jouw goedkeuring.
[ screenshot: Assistent-detailpagina met persona, kanalen en de capability-matrix ]
Zo zet je haar live
1
Vul persona en instructies in
Naam, toon en een paar zinnen instructie zijn genoeg om te starten.
2
Koppel het telefoonkanaal
Verbind een telefoonlijn en wijs er onder
Instellingen → Telefonie → Telefoonnummers een nummer aan toe.3
Zet capabilities aan en test
Begin klein — bericht aannemen en kennisbank-antwoord — en start een testgesprek in de browser om het resultaat te horen.
Veelvoorkomende problemen
De assistent neemt niet op
Controleer of er een nummer naar haar telefoonlijn wijst (Telefoonnummers → kolom "Stuur gesprekken naar") en of het nummer status "actief" heeft.
Ze plant geen afspraken of verbindt niet door
Kijk of de capability aanstaat op de assistent, en of de bijbehorende configuratie er is: een gekoppelde agenda (voor afspraken) of doorverbindregels (voor doorverbinden).
Was dit artikel nuttig?